Die drei Phasen des Onboardings
Das Onboarding eines neuen Talents ist ein wichtiger Bestandteil seiner gesamten Candidate Journey mit Ihrem Unternehmen und lässt sich in drei Phasen unterteilen.
Dabei ist die Länge eines Onboardings unterschiedlich, da sie von vielen Faktoren beeinflusst wird. Eine wesentliche Rolle spielen u.a. der jeweilige Mitarbeiter, die Komplexität der Aufgabe und die Größe Ihrer Firma.
Letztendlich entscheiden Sie über die verschiedenen Phasen, denn das Gesamtpaket muss passen – zu Ihrem Unternehmen. Authentizität ist hier das Zauberwort, sich zu verstellen bringt beiderseits nichts und wird auch langfristig nicht funktionieren.
Preboarding Phase (vor Arbeitsbeginn)
In dieser Zeit benötigt das neue Teammitglied viele Informationen von Ihnen, was den Arbeitseinstieg so unkompliziert wie möglich gestalten soll. Das nimmt viel Ungewissheit und Aufregung im Vorfeld und steigert die Konzentration auf das Geschäftliche.
Mögliche Maßnahmen sind hier z.B. eine Begrüßungsnachricht mit allen wichtigen Informationen zu dem ersten Arbeitstag. Jetzt können Sie auch schon den Arbeitsplatz einrichten, alle notwendigen Unterlagen zusammenstellen und einen Einarbeitungsplan anfertigen.
In der Agentur schön! findet in dieser Phase ein Treffen mit allen Mitarbeitern außerhalb des Unternehmens mit einem gemeinsamen Essen statt. So haben unsere neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, das Team in lockerer Atmosphäre kennenzulernen. Erfahrungsgemäß nimmt das dem/der Angestellten viel Nervosität vor dem Arbeitseinstieg, da man mit den neuen Kollegen bereits vertraut ist und im besten Fall schon gemeinsamen Gesprächsstoff hat. Das macht es deutlich einfacher, die Aufmerksamkeit auf das Inhaltliche zu richten.
Natürlich ist dies nicht für jedes Unternehmen die richtige Maßnahme.
Halten Sie aber unbedingt den Kontakt, denn bereits hier beginnt die Bindung mit Ihrem Unternehmen. Vielleicht vernetzten Sie sich bereits auf Business-Netzwerken oder helfen Ihrem neuen Team-Mitglied beim Umzug oder der Wohnungssuche?
Orientierungsphase (1. Arbeitstag – unterschiedlich)
In den ersten Wochen macht sich Ihr Talent mit den neuen Aufgaben und internen Abläufen vertraut. In dieser Phase ist besonders wichtig, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen, da diese die langfristige Bindung des Mitarbeiters im Wesentlichen beeinflusst.
In dieser Zeit können Sie u.a. ein Willkommenspaket überreichen, die soziale Bindung zu den Kollegen stärken und Feedbackgespräche führen. Bereits hier zeigt sich, ob die Versprechungen aus der Stellenanzeige und den Vorstellungsgesprächen auch wirklich der Wahrheit entsprechen.
Stellen Sie in dieser Phase sicher, dass Sie viele Antworten liefern können, sodass sich Ihr Talent bestmöglich in der neuen Umgebung zurechtfindet.
Bei uns hat sich hier ein Einarbeitungsplan bewährt, der neuen Kollegen zumindest die ersten Wochen strukturiert und in dieser Zeit garantiert, dass immer ein Ansprechpartner zur Stelle ist.
Integrationsphase (bis Ende der Probezeit)
In der letzten Phase des Onboardings geht es darum, den neuen Kollegen fest in Ihr Unternehmen zu integrieren. Hier ist die Vermittlung von Fachwissen aber auch die soziale Einbindung elementar.
Denkbar sind in dieser Phase Workshops, Außentermine und Teambuilding Maßnahmen. Hier ist es wichtig, die Kommunikation zu Ihrem Onboardee aufrecht zu erhalten.
Feedbackgespräche sind ein guter Gradmesser für beide Seiten, um Zufriedenheit, Probleme und Entwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Warum ist dieses Onboarding so wichtig?
Hier können wir wieder aus Erfahrung sprechen: Ein gutes und strukturiertes Onboarding kann Ihrem Unternehmen nur Vorteile bringen.
Auch wenn es auf den ersten Blick viel erscheint, zahlt die Einführung eines solchen Prozesses sich für alle Parteien aus. Durch jede Maßnahme, die Sie als Arbeitgeber ergreifen, fühlt sich der neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen willkommen.
Wer sich von Anfang an wohl- und wertgeschätzt fühlt, denkt nicht über das Verlassen Ihres Betriebes nach. Eine fachlich strukturierte Einarbeitung trägt außerdem dazu bei, Fehler zu vermeiden und beugt einer Über- oder Unterforderung des Mitarbeiters vor.
Motivierte Angestellte identifizieren sich zudem mehr mit Ihnen als Arbeitgeber und agieren nach außen bestenfalls als Ihr Markenbotschafter.
Fragen Sie sich, wie Sie gerne behandelt werden würden und was Ihr Unternehmen professionell wirken lässt. Haben Sie schon mal in einem Job angefangen und mussten der Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes hinterherrennen? Wie nervig!
Vermeiden Sie solch typische Fehler, ggf. mit Hilfe von Checklisten oder Leitfäden. So lässt sich Ihr optimaler Onboarding Prozess auch leicht standardisieren.
Last but not least spielt auch hier der finanzielle Aspekt eine entscheidende Rolle. Recruiting Prozesse können viel Zeit und Geld beanspruchen. Gerade im heutigen Wettbewerb um Talente, denn die Zahl der aktiv suchenden und qualifizierten Bewerber nimmt ab. Auch eine Nichtbesetzung einer vakanten Position verursacht hohe Kosten.
Ihre Kostenfaktoren sind demnach folgende: Die regulären Recruiting Kosten, die Kosten einer nichtbesetzten Position und die anstehenden Einarbeitungskosten.
Sollten Sie also durch Ihre Recruiting Maßnahmen ein passendes Talent für Ihr Unternehmen gefunden haben, sollten Sie unbedingt für den perfekten Einstieg sorgen.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen, da dies am Ende nicht nur die Schön!ste, sondern auch günstigste Form der Personalgestaltung ist.
Darüber hinaus sind zufriedene Mitarbeiter die beste Möglichkeit, um neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Candidate Journey? Employee Experience? New Work? Onboarding Process?
Klingt kompliziert. Ist es aber nicht, wenn es zu Ihrem Unternehmen passt. Wir beraten Sie gerne, welche Maßnahmen für Sie in Frage kommen, um tolle Talente zu gewinnen und langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.
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